オンライン商談のコツ!押さえておくべき意外な10個のポイントとは?!~準備編~

こんにちは、CCCマーケティングの営業担当です。

新しい生活様式が始まり、営業のスタイルも徐々に変わりつつあるのではないでしょうか?

その中の大きな変化の1つが、「オンライン商談」です。
今までは、取引先企業さまのオフィスに訪問するのが一般的でした。

しかし、新しい生活様式の中で、訪問商談を控えている方針の企業さまも少なくありません。
様々なオンライン商談ができるサービスが提供されており、手軽に始めることができる一方で、訪問商談とは注意すべきポイントが全く異なります。

本記事では、3ヶ月で約70件のオンライン商談を行った経験から、オンライン商談を始める前のコツを詳しく解説していきます。
 

オンライン商談は、デバイス2台を駆使するとスムーズ

オンライン商談サービスを導入して、一安心していませんか?
サービスを導入しただけでは、オンライン商談はうまくいかない場合が多いです。

サービスを使いこなすためには、次のポイントを意識することをおすすめします。

POINT 1 スムーズな商談には、安定したネットワーク環境が必須

ネットワーク環境は整っていますか?
デバイスについてお伝えしましたが、ネットワーク環境が整っていないことには、スムーズなオンライン商談は出来ません。

専用のセキュリティ回線を採用されている企業さまも多いと思いますが、定時前後など専用回線が混み合う時間帯になると、接続が途切れてしまう場合もあります。
どの時間帯でもスムーズな接続が可能か、事前に確認することをおすすめします。

専用回線が混み合う場合は、オンライン商談の設定時間を調整したり、社内の回線利用量を調整するなど対策が必要になります。
 

POINT 2 デバイスはPCとスマートフォンの2台使用がおすすめです

資料の投影にはPCを使用し、自身の姿を映すにはスマートフォンを使うなど、2台のデバイスを使うことをおすすめします。
自身で2台使用することで、自身と相手の間に、どのくらいのタイムラグが発生しているのかを常に確認することができます。

当社の経験ではありますが、PCよりもスマートフォンの方がタイムラグを抑えることができますので、音声と映像はスマートフォン側をオンに、PC側をオフにしておくとよいでしょう。
(使用しているPCやネットワーク環境によりますので、参考程度にお考え下さい。)

また、スマートフォンは、手軽にカメラ位置を変更できますので、自身の姿を映しやすいことも利点です。
音声の途切れや、映像の乱れは、円滑なコミュニケーションに影響しますので、デバイスの選択も重要です。
 

意外と気になる、雑音と背景・・・

さあ、オンライン商談を始めよう!という時に気になるのは、自分の姿と背景。
さらに、相手側から聞こえる雑音・・・。

どんな環境で、オンライン商談に臨むと良いのでしょうか。
当社が実践しているオンライン商談用の環境整備をお伝えします。

POINT 3 パーソナルな空間での参加がおすすめです

オフィスでオンライン商談をする際、ご自身の席から参加していませんか?周りに人はたくさんいませんか?
当社からは、パーソナルな空間(個室)での参加をおすすめします。

オープンスペースから参加をすると、周囲の音が入り、相手が話を聞き取りにくくなることがあります。
相手の雑音が聞こえているということは、ご自身の周りの雑音も届いているということ・・・。
ご自身が思っているよりも、意外と周辺の声が入っているかもしれません。

また、オンライン商談に参加している間は、ご自身が思っているよりも声が大きくなっていて、周辺のメンバーを悩ませていることもあります。
どうしてもパーソナルな空間が確保できない場合は、こまめにミュート設定にし、声のボリュームには注意することをおすすめします。
 

POINT 4 オンライン商談でも商談は商談 適切な姿で臨みましょう!

画面越しのご自身の姿は商談に適切ですか?オンライン商談でも、相手に与える印象は大切です。
清潔感のある服装や、身だしなみを心がけることをおすすめします。

また、部屋自体が暗かったり逆光であったりすると、ご自身の表情がよく伝わらず、相手に話しにくい印象を与えてしまう場合もあります。
商談前にご自身が画面にどう映っているのか、確認しておくといいですね!
 

POINT 5 オフィスでの背景に配慮できていますか?

背景にも配慮できていますか?
パーソナルな空間が確保できずオフィスで繋ぐ場合は、背景にも注意が必要です。

会社内には、社外に漏れてはいけない機密情報が至る所にあります。
さらに、来客されている方が背景に映りこんでしまう可能性もあります。背景にも注意が必要です。

ご自宅で接続する場合は、清潔な印象の部屋になるように片付けておきましょう。
商談相手の競合商品が映り込んでしまったり、プライベートなものが映り込んでしまう可能性もあります。

一方で、ご自宅が映ることで、人となりを知ることができ、相手との会話が弾むこともありますので、ご自身のブランディングに上手く使えるといいですね!

さらに、最近では、様々なヴァーチャル背景が登場していますので、そういった背景を活用するのも一つの手ですね!
 

全然気にしていなかった…事前準備はここまで必要! 


ここまで、環境整備についてご紹介してきました。

しかし、まだまだ準備が必要です。私自身もオンライン商談を始めた頃は意識していなかった細かい点も、重要なポイントですので、ご紹介します。

POINT 6 相手側にも表示されているかも? 適切な会議名を設定しましょう!

オンライン商談サービスで、会議を設定する際に会議名を付けることが多くあります。
会議名の設定を意識していますか?設定する際に、“とりあえず“で会議名を付けていませんか?

会議に入る際に、会議名が相手に表示される設定になっているサービスがあります。
「●●株式会社△△様」などと、相手に失礼のない会議名を設定することをおすすめします。

また、明確に企業さま名が記載されていると、相手も安心して会議に参加することができます。
ほんの一瞬の表示でも、相手を不快にさせないための配慮は、商談をスムーズに進める上でも重要なのではないでしょうか。
 

POINT 7 資料投影専用のPCを事前にセッティングできていますか?

商談をスムーズに進めるためには、資料投影の準備は欠かせません。
必要な資料はデスクトップなどに保存し、開いた状態で、投影用のPC1台に集約しておくことをおすすめします。

資料投影用のPCは相手が会議に参加する前に接続しておくと良いです。
PCと接続するまでに時間がかかる場合や、接続した途端にハウリングしてしまう場合がありますので、事前の接続で確認しておきましょう。

また、POINT 2に記載した通り、スムーズな通信のためにも、投影のPCは映像と音声はオフにしておくと良いです。
 

POINT 8 当日の商談の流れはイメージできていますか? 

オンライン商談サービスによっては、時間制限が設けられている場合もあります。
無制限のサービスを利用するか、有償版で無制限の設定ができると良いと思います。

ただ、お金がかかりますので簡単には有償版にできない場合も多いかと思います。
その場合は、会議に入りなおして頂くことを想定して、アジェンダの区切りが良いところでご案内できるように意識しておく必要があります。

そのためには、当日の商談の流れをイメージしておく必要があります。どのタイミングが区切りが良さそうか、事前に社内の参加者で擦り合わせておくこともおすすめです。

事前に途中で会議に入りなおして頂くことを相手にお伝えしておくと、さらに親切かもしれませんね!
 

POINT 9 お約束時間の5分前にはスタンバイ! 

オンライン商談はボタン1つで会議に参加でき、時間ぴったりに相手が参加することも多いです。
相手をお待たせしないためにも、お約束の時間の5分前には会議室を開けておくことをおすすめします。
ハウリングの有無や資料投影PCなどの調整も、この時間より前に済ませておきましょう。

また、複数メンバーでの参加の場合、相手(お客様)が参加していることに気づかず、社内メンバー同士の会話を続けてしまっている、というシーンも見受けられますので、開始時間以降は余計な会話は控えるようにしましょう。
 

もしかして、忘れられてる? 手軽なオンライン商談の落とし穴

準備は、ばっちり!・・・なのに、時間になっても相手が会議に参加してこない。

実は、オンライン商談では比較的多い事象です。
そこで、準備編、最後のポイントです。

POINT 10 商談前日にリマインドのご連絡をしましょう!

オンライン商談は手軽な分、相手も以前よりも商談数が増え、予定の管理が難しくなっていることが多々見受けられます。

悲しいですが、うっかり忘れてしまうこともあるので、事前にご連絡をしておくことをおすすめします。
その際に、当日の商談の流れも合わせてご連絡できると、なおスマートですね!

手軽なオンライン商談だからこそ、訪問ほどのプレッシャーもなく、お約束もしやすいのですが、実はここが落とし穴なのかもしれません。
事前のご連絡1つで防ぐことができますので、ぜひ実践してみてくださいね。
 

オンライン商談のコツは「細かい気配り」

ここまでの10個のポイントをまとめました。

POINT 1  スムーズな商談には、安定したネットワーク環境が必須

POINT 2  デバイスはPCとスマートフォンの2台使用がおすすめです

POINT 3  パーソナルな空間での参加がおすすめです

POINT 4  オンライン商談でも商談は商談 適切な姿で臨みましょう!

POINT 5  オフィスでの背景に配慮できていますか?

POINT 6  相手側にも表示されているかも? 適切な会議名を設定しましょう!

POINT 7  資料投影専用のPCを事前にセッティングできていますか?

POINT 8  当日の商談の流れはイメージできていますか?

POINT 9  お約束時間の5分前にはスタンバイ!

POINT 10  商談前日にリマインドのご連絡をしましょう!

いかがでしたでしょうか?

今回は、「準備編」として、当然確認しているというポイントから、意外な細かい確認ポイントまで紹介いたしました。オンライン商談は、同じ空間にいない分、訪問商談よりも細かい気配りが重要です。
ぜひ、実践してみてくださいね。

オンライン商談は数を経験し、ノウハウを蓄積することも大切です。
商談中にも、気を付けるべきポイントがありますので、また機会があればご紹介させていただきますのでお楽しみに!

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